Wat weet ik hier nu eigenlijk over?

Wie een museum bezoekt verwacht daar allerlei bijzondere en mooie voorwerpen te zien. Deze voorwerpen zijn op verschillende manieren in een tentoonstelling of in de permanente presentatie te bekijken. Schilderijen hangen aan de wand, horloges liggen in vitrines en beelden staan op een sokkel. Maar alleen het voorwerp zelf is voor de meeste bezoekers niet genoeg. Veel mensen willen ook wat over de voorwerpen weten! 

Met die behoefte van de bezoekers wordt door het museum rekening gehouden. Naast een schilderij is minimaal op een tekstbordje te lezen wie de schilder is, wanneer het is gemaakt en welke techniek is gebruikt. Vaak echter geeft een museum een hele uitleg over het belang van het schilderij, over de schilder en de stroming waar hij deel van uitmaakte, en over het belang van het schilderij in de kunstgeschiedenis. 

Ook van het horloge willen we als bezoeker graag weten wanneer en door wie het gemaakt is. Maar daarnaast zijn de meeste mensen ook geïnteresseerd in de betekenis van het horloge. Met andere woorden, waarom vond het museum het nodig om dit speciale horloge aan te schaffen en in de tentoonstelling op te nemen. Waarom is dit horloge zo bijzonder? De bezoeker is geïnteresseerd in de context van het object. 

En ook over het beeld verwacht een bezoeker uiteraard iets meer te weten te kunnen komen door hierover te lezen op tekstbordjes, te horen van een gids of een audio-guide, of te kunnen oproepen op een computer. 

Informatie over de voorwerpen in het museum komt natuurlijk niet uit de lucht vallen. Deze wordt door het museum verzameld op het moment dat het een voorwerp aanschaft of wanneer het door een bezoeker wordt aangeboden. Dat is een goede gelegenheid om zoveel mogelijk gegevens over het voorwerp te vragen aan de vorige eigenaar. Verder zal een museum ook onderzoek verrichten naar de voorwerpen. De resultaten van dat onderzoek worden vaak weer aan het publiek verteld in een tentoonstelling, een publicatie of een artikel. 

Toch worden al dit soort gegevens niet alleen verzameld om het publiek te informeren. Ook het museum zelf heeft er baat bij. Een museum zal dan ook alle informatie die het heeft vastleggen. Dit gebeurt op een heel gestructureerde manier en tegenwoordig vaak op de computer. In museale termen heet dat: collectieregistratie volgens internationale regels. 

Waarom doen musea dat? Waarom besteedt een museum veel zorg en tijd aan het vastleggen van allerlei informatie over voorwerpen, zelfs als het publiek daarover niet eens geïnformeerd wordt? Daar zijn een heleboel redenen voor te noemen. 

Bij het samenstellen van een tentoonstelling en bij vragen vanuit het publiek, is het nodig om te weten wat er in het museum aanwezig is. Wanneer dit schriftelijk of in de computer is vastgelegd, voorkomt dat veel onnodig gezoek. 

Pas wanneer het mogelijk is om voorwerpen snel voor de dag te halen, kan een museum zijn collectie volledig benutten. Als een conservator wel weet dat hij over zeven kruisbeelden beschikt, maar geen idee heeft waar deze te vinden zijn, is de collectie niet goed toegankelijk. Ook als hij een tentoonstelling wil inrichten en weet welke objecten hij wil gebruiken, maar dan eerst nog het hele depot op de kop moet zetten om ze te vinden, is dat niet erg efficiënt.

Het vastleggen van wat het museum in zijn collectie heeft is belangrijk in het geval van calamiteiten. Een museum moet dan namelijk precies kunnen aangeven wat er verloren is gegaan of beschadigd. Het vastleggen van de waarde van de objecten is bovendien belangrijk voor de verzekering. Bezoekers aan een museum kunnen vaak de meest uiteen­lopende vragen stellen. Het is bijna onmogelijk dat er iemand is die alle vragen direct kan beantwoorden en bovendien nog tijdens alle openingstijden aanwezig is. Met behulp van een goed registratiesysteem zullen de meeste vragen toch beantwoord kunnen worden en gaan de bezoekers tevreden naar huis. 

De gegevens die zijn vastgelegd kunnen door het museum opnieuw gebruikt worden als basis voor verder onderzoek. Niet alleen voor het bepalen welke voorwerpen in een tentoonstelling worden opgenomen is registratie belang­rijk, maar ook nog voor het maken van bijschriften bij de objecten. Bij een goede registratie heeft een museum de belangrijkste gegevens direct bij de hand. 

Bij het maken van een restauratieplan (wat moet er opge­knapt worden en op welke termijn) is het nuttig om snel op te kunnen zoeken welke voorwerpen in een slechte staat verkeren en van welke materialen ze zijn gemaakt. Bovendien is het nodig om te weten of het object eigen­dom is van het museum of in bruikleen is gegeven.

In dat laatste geval moet het museum de naam en het adres van de bruikleengever weten. Hij of zij moet namelijk de plannen van het museum kennen en toestemming geven voor restauratie. Als de collectie geregistreerd is kunnen collectieonderdelen die niet (meer) passen binnen de collectie van het museum, aan anderen worden uitgeleend. Ook voor het samen­stellen van een tentoonstelling kunnen musea makkelijker nagaan welk ander museum over voorwerpen beschikt die daarvoor geleend kunnen worden. 

Vaak is het zo dat de beheerder of conservator van een collectie veel informatie heeft over de objecten. Als deze echter met pensioen gaat, verhuist, of om andere redenen niet meer aanwezig kan zijn in het museum, is die infor­matie voorgoed verloren. Tenminste, als er geen goed registratiesysteem is binnen het museum. 

Voor het verkrijgen van subsidie wordt registratie van de collectie steeds vaker als voorwaarde gesteld. Maar ook om te weten wat er in een bepaald jaar is binnengekomen is belangrijk als verantwoording naar de beherende en subsidiërende instanties. 

Voor het goed registreren van een object is een museum gemiddeld 20 minuten bezig. Nu klinkt dat op zich misschien niet zo indrukwekkend, maar als u uitgaat van een collectie van 5.000 objecten, dan kost dit toch al gauw zo'n 1. 700 uur. Omgerekend naar werkweken van 38 uur, betekent dit toch zo'n 44 voltijdse weken. 

Voor het berekenen van de financiële kosten van registra­tie, bestaat een bepaalde formule. Met behulp van deze formule kan een museum berekenen wat het kost om een object of de hele collectie te registreren. Per museum is de situatie anders, dus zijn ook per museum de registratiekosten anders. Het is hier dus niet mogelijk om een gemiddelde prijs per object te geven. Toch kan in haar algemeenheid gesteld worden dat deze kosten hoog zijn. Afhankelijk van het feit of een museum werkt met betaalde of vrijwillige krachten; al dan niet een foto maakt van de objecten; of het investeringen moet doen voor een computer, software, scanner en dergelijke, kunnen de kosten liggen tussen 50 en 500 frank per object. 

Als we ook hierbij proberen om een schatting te maken van de kosten voor een museumcollectie van ongeveer 5.000 objecten, dan komen we zelfs met het laagste bedrag uit op 250.000 BEF. Gezien het grote belang van collectieregistratie voor een museum, maar ook om musea bij deze belangrijke taak zowel praktisch als financieel te ondersteunen, is het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap gestart met het Project Standaardisering Collectieregistratie. 

Musea kunnen gratis een goed museaal software-program­ma voor de collectieregistratie krijgen. Daarnaast krijgen diegenen die de registratie binnen het museum doen, cursussen aangeboden. De bedoeling van het project is bovendien om uitwisseling van informatie over objecten tussen musea te stimuleren, om collecties beter op elkaar te kunnen afstemmen, en om op termijn meer collectie­gegevens aan te bieden aan het publiek. 

Hierdoor zal niet alleen het museum precies weten wat het weet over de voorwerpen in de collectie, maar ook u als bezoeker!